プライバシーポリシー

三井不動産レジデンシャルサービス北海道のプライバシーポリシーをご紹介します。

個人情報
保護方針

当社は、マンション管理業務等を通じてお客様の「個人情報」をお預かりしておりますが、情報管理に対する企業の社会的責任は極めて高いものとの認識に立ち、従来から「個人情報」を適正に取り扱ってまいりました。 また、個人情報保護に関する当社の基本姿勢とその取り扱い基準を明確化した、次の事項を含む個人情報保護方針を定め、これを実施し、かつ、維持することを宣言いたします。

  • 当社の個人情報保護方針

    1. 当社は、すべての事業で取扱う個人情報及び従業員等の個人情報の取扱いに関し、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。さらに、個人情報保護のための組織及び体制を整備し、適正な管理方法で運用いたします。
    2. 当社は、個人情報の取得、利用にあたっては、その利用目的を特定することとし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）はいたしません。また、目的外利用を行わないために、適切な管理措置を講じます。
    3. 当社は、ご本人の同意を得ている場合、法令にもとづく場合等を除き、取得した個人情報を第三者に提供することはいたしません。
    4. 当社は、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談を受けた場合は、その内容について迅速に事実関係等を調査し、合理的な期間内に誠意をもって対応いたします。
    5. 当社は、取得した個人情報を適切に管理するため、組織的・人的・物理的・技術的な安全対策措置を講じ、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正に取り組みます。
    6. 当社は、社会情勢・環境の変化を踏まえて、継続的に個人情報保護に関する組織及び体制、管理方法を見直し、個人情報保護への取り組みを改善していきます。

    制定：平成20年4月1日
    改正：令和5年4月1日

    三井不動産レジデンシャルサービス北海道株式会社
    代表取締役社長　　内田　大造

    個人情報の開示等の請求、苦情に関するお問い合わせ窓口

    三井不動産レジデンシャルサービス北海道株式会社個人情報担当窓口
    住所：北海道札幌市中央区北２条西４丁目１番地札幌三井ＪＰビルディング１７階

特定個人情報
保護方針

当社は、個人番号その他の特定個人情報（以下「特定個人情報等」という。）の取り扱いが安全かつ適正に行われるよう取り組むことが企業の社会的責務であると考え、以下の方針に従って、特定個人情報等を適切に取り扱います。

  • 「特定個人情報保護方針」

    1. 関係法令・ガイドライン等の遵守

      当社は、特定個人情報等に関して適用される法令、ガイドラインその他の規範を遵守いたします。

    2. 利用目的

      当社は、提供を受けた特定個人情報等を、以下の目的で利用いたします。

      1. お取引先様等の特定個人情報等・報酬、料金、契約金および賞金に関する支払調書作成事務
      2. 当社の役職員等の特定個人情報等
        • 【税務】
          • 源泉徴収票作成事務
          • 財形に関する申告書、届出書および申込書提出事務
        • 【社会保険】
          • 健康保険・厚生年金保険届出事務
          • 雇用保険・労災保険届出事務
          • 国民年金第３号被保険者の届出事務
    3. 安全管理措置に関する事項

      当社は、取得した特定個人情報等を適切に管理するため、組織的・人的・物理的・技術的な安全管理措置を講じ、特定個人情報等の漏えい、滅失又はき損を防止および是正に取り組みます。

    4. 委託の取り扱い

      当社は、特定個人情報等の取り扱いを委託する場合は、特定個人情報等に関して適用される法令等に従い、特定個人情報等の安全管理が図られるよう委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

    5. 質問および苦情処理に関する窓口

      当社は、特定個人情報等の取り扱いに関する苦情に関し、窓口を設け、適切かつ誠実、迅速に対応いたします。

    制定：2015年12月15日
    改定：2023年04月1日

    三井不動産レジデンシャルサービス北海道株式会社
    代表取締役社長　　内田　大造

    特定個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ窓口

    三井不動産レジデンシャルサービス北海道株式会社個人情報担当窓口
    電話：011-231-8822(受付時間：平日９:００～１７:３０)

個人情報の
取り扱いについて

  • 1. 基本方針

    私ども三井不動産レジデンシャルサービス北海道株式会社は、お客様の個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法令および社内規程等をすべての役員・従業者が遵守することにより、個人情報の適正な取り扱いと安全かつ確実な管理・運営に万全を尽くし、継続的に見直しを実施して、改善・向上を行います。

  • 2. 個人情報及び保有個人データを利用する目的

    お客様の個人情報および開示対象個人情報を下記の目的に利用いたします。その他の目的で利用することはございません。

    1. お客様の情報
      取り扱う個人情報 個人情報の利用目的
      マンション管理業務で取り扱う個人情報
      • 管理業務遂行および警備、緊急事態対応のため
      • マンションライフに関する商品、サービスに関する情報をお知らせするため
      • お客様へのサービス向上を目的とするアンケート、各種統計処理の実施のため
      • お客様からのお問い合わせへの対応業務履行のため
      工事請負業務で取り扱う個人情報 お客様から受注した請負工事の遂行のため
      アフターサービス業務で取り扱う個人情報 マンションのアフターサービスの遂行のため
      管理費等代金決済サービスで取り扱う個人情報 管理費等の収納業務遂行のため
      保険代理店業務で取り扱う個人情報 損害保険の代理業に関する業務遂行のため
      三井不動産グループの商品・サービス等提供業務で取り扱う個人情報
      • インターネット通販における会員管理のため
      • 商品の発送のため
      • サービスに関する情報をお知らせするため
      建築士業務で取り扱う個人情報 工事コンサルティング、工事監理の業務遂行業務遂行のため
    2. 採用希望者の情報
      取り扱う個人情報 個人情報の利用目的
      採用選考業務で取り扱う個人情報
      • ご応募いただいた方への必要な連絡や、書類送付のため
      • 採用のための選考や選考結果の通知のため
    3. 従業員の情報
      取り扱う個人情報 個人情報の利用目的
      従業員管理業務で取り扱う個人情報
      • 法令などに基づく義務の履行、官公庁、健康保険組合、年金基金への届出・報告のため
      • 給与、賞与の支払いに伴う義務のため
      • 雇用管理および人事労務管理のため

  • 3. 個人情報のご提供

    当社が保有する個人情報は、法令に基づく場合等を除き、上記２．記載の利用目的の達成のために必要な範囲で、書面、郵便物、電話、電子メール等により、氏名・住所・マンション名・部屋番号・電話番号・緊急連絡先・クレジットカード情報（カード名義・カード番号・有効期限）等の所要項目について、入居者名簿等で同意をいただけた場合に以下の関係者に提供されます。

    1. 建物の売主、施工会社、分譲事業主
    2. 当社が指定する集金代行会社
    3. 三井不動産グループに属する会社

    ※三井不動産グループ会社とは、三井不動産株式会社および同社の有価証券報告書に記載されている同社の連結子会社を指します。

    首都圏および中部 ・東北・関西・中国・九州エリアのお客様へ
    1. 同エリアにつきましては、当社グループ管理会社各社の管轄となりますので、同エリアのお客様からのご相談・お問い合わせにつきましては、ご記入いただいた内容を、以下の各社に提供させていただくとともに、担当管理会社よりご回答させていただくことを予めご了承ください。
    2. 提供する場合は、書面、郵便物、電話、FAX、電子メール、電子媒体等を用いて行い、安全管理に十分に配慮して受け渡しを行うものとし、電子データを提供する場合は、暗号化する等必要な措置を講じて受け渡しを行います。

  • 4. 個人情報の取り扱いの委託

    上記利用目的のために、お客様の個人情報について、その取り扱いを外部に委託する場合がございます。その場合には、個人情報の保護に十分な措置を講じている者を選定し、委託先に対して必要かつ適切な監督を行い、個人情報の保護の水準を担保いたします。

  • 5. クレジットカード情報を含む個人情報の保存期間

    区分所有者でなくなった期間より１年間

  • 6. 個人情報に関するお問い合わせ窓口

    お客様は、当社保有のお客様ご本人の個人情報について、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下「開示等」という。）を請求することができます。また、その結果、当該情報に誤りがあった場合は、訂正、利用停止等の請求をすることができます。

    個人情報の開示等の請求、苦情に関するお問い合わせ窓口

    三井不動産レジデンシャルサービス北海道株式会社個人情報担当窓口
    住所:〒060-0002札幌市中央区北二条西4丁目1番地札幌三井JPビルディング
    TEL:011-231-8822
    受付時間:平日9:00～17:30

    なお、ご本人確認の資料をご提出いただくことがございますが、当該資料はご本人確認のために利用し、その他の目的で利用することは一切ございません。

    個人情報の訂正、利用停止に関する窓口

    担当のフロントマネージャー（営業担当者）もしくはライフサポーター（管理員）までご連絡ください。

  • 7. 安全管理措置のために講じている措置

    1. 漏洩等を防止するため、最大の注意と必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
    2. 当社のすべての役員・従業員に対して、社内規程に基づき、関係法令等の遵守ならびに個人情報保護に関する取り組みの意味と必要性を理解、共有するための教育・研修を実施し、必要かつ適切な監督を行います。
    3. 個人情報の漏洩等の不測の事態に備え、対応要領を用意し、万一の場合に迅速・的確に対応できるためのシステムおよび体制を整えます。

  • 8. 個人情報保護の運営体制

    1. 当社の代表取締役が選任した「個人情報保護管理者（総務部長）」を三井不動産レジデンシャルサービス北海道株式会社の個人情報の保護に関する統括責任者といたします。
    2. 「個人情報保護監査責任者」を選任し、当社の個人情報の保護に関する関係法令・規程等が遵守され、また個人情報が適正な管理方法で運用されているか内部チェックを実施いたします。

個人情報の
開示請求手続きについて

  • 1. 開示のご請求

    開示のご請求は下記宛、所定の書類に必要書類を添付のうえ、窓口までご持参（または郵送）によりご請求ください。（郵送の場合、封筒に朱書きで「開示等請求書在中」とお書き添えいただければ幸いです。）※郵送の場合の郵送料につきましては、お客様のご負担でお願いいたします。

    ご請求先

    三井不動産レジデンシャルサービス北海道株式会社個人情報担当窓口（総務部総務課）
    〒060-0002
    北海道札幌市中央区北２条西４丁目１番地札幌三井ＪＰビルディング１７階

  • 2. 開示手続きに際しご提出いただく書面（様式）など

    開示のご請求に際しては次の請求書（A）をダウンロードいただき、所定の事項をご記入のうえ、本人確認のための書類（B）を添付し、上記宛にご提出ください。

    1. A.当社所定の請求書

      個人情報利用目的の通知・開示請求書
      >>ダウンロードする（PDF：131KB）

    2. B.本人確認のための書類
      • 運転免許証 パスポート（住所の記載のあるもの）
      • 戸籍謄本
      • 健康保険の被保険者証（あらかじめ、被保険者等記号・番号等にマスキングを施したもの）
      • 国民年金手帳
      • その他本人確認できる公的書類

      ※顔写真付の場合はいずれか一通のコピーを、それ以外の場合は2種類以上のコピーをご提出ください。

  • 3. 代理人による開示のご請求

    開示のご請求をされる方が未成年者もしくは成年被後見人の法定代理人あるいは開示の求めをすることにつき本人が委任した代理人である場合は、上記1.の書類に加え、下記の書類（AまたはB）を添付ください。

    1. 法定代理人の場合 法定代理権があることを確認するための書類 1通（戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族が記入された保険証のコピーも可、登記事項証明書）
      ※本籍地などの機微情報につきましては、お手数ですがあらかじめ塗りつぶしたうえでご提出ください。
      法定代理人ご本人であることを確認するための書類 （法定代理人の運転免許証、パスポート、戸籍謄本、健康保険の被保険者証、国民年金手帳、その他本人確認できる公的書類のうち2種類以上のコピー）
    2. 委任による代理人の場合 委任状 1通 代理人ご本人であることを確認するための書類
      （代理人本人であることを確認する書類（運転免許証、パスポート、戸籍謄本、健康保険の被保険者証、国民年金手帳、その他本人確認できる公的書類のうち2種類以上のコピー）

  • 4. 手数料およびその徴収方法

    1回の請求ごとに1,500円となります。1,500円分の定額小為替（郵便局発行）を請求書類に添付してください。

    ※当社への郵送料、定額小為替の発行手数料につきましてはお客さまのご負担とさせていただきます。
    ※手数料が不足していた場合、および手数料が添付されていない場合は、その旨ご連絡申しあげますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示のご請求がなかったものとして対応させていただきます。

  • 5. 開示のお求めに対するご回答の方法

    請求書にご記入いただきました通知先住所宛に郵送によってご回答申しあげます。

  • 6. 開示のお求めに関して取得した個人情報の「利用目的」

    開示のお求めにともない取得した個人情報は、開示の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。

  • 7. 「開示対象個人情報」の非開示について

    次に定める場合は非開示とさせていただきます。なお、非開示の場合につきましても所定の手数料をいただきます。

    • 請求書に記載されている住所と本人確認のための書類に記載されている住所が一致しない時など本人が確認できない場合
    • 代理人による請求に際して代理権が確認できない場合
    • 開示の求めの対象が「開示対象個人情報」に該当しない場合
    • 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
    • 他の法令に違反することとなる場合

採用選考に応募された方の
個人情報の取り扱いについて

  • 1. 個人情報の取得

    当社では、採用選考や入社手続きの際に個人情報のご提供をお願いしております。本書記載の内容をご理解いただいたうえ、貴殿の意思によって個人情報をご提供くださるようお願い申し上げます。

  • 2. 個人情報を利用する目的

    個人情報のご提供は任意です。ただし、個人情報をご提供いただけない場合は、採用選考の対象から外れることがありますのでご了承ください。

  • 3. 個人情報の利用目的

    当社では、貴殿の個人情報を、当社の採用選考および入社手続きに必要な範囲内で利用させていただきます。貴殿の同意なく他の目的で利用することはいたしません。なお、貴殿からご提出いただきました各種書類（履歴書・身上書等）は、返却いたしませんので、あらかじめご了承ください。

  • 4. 個人情報のご提供および外部委託

    貴殿からご提供いただいた個人情報は、法令に基づく場合を除き、貴殿の同意を得ることなく他にご提供することはありません。また、上記3に挙げた利用目的達成のために、個人情報の処理を外部に委託する場合は、当社の厳正な管理の下で行います。

  • 5. 個人情報の安全管理

    当社は、貴殿の個人情報の漏洩等がないように、日本工業規格「個人情報保護マネジメントシステムの要求事項（JISQ15001）」に準拠した厳正な管理の下で保管・管理を行います。なお、採用選考の結果、採用となった方の情報は入社後に従業員情報として管理することといたします。また、採用されなかった方の情報は、当該採用選考を終了した後、一年以内に適切な方法にて廃棄・削除いたします。

  • 6. 開示・訂正・削除等

    貴殿に関する当社保有の個人情報について、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下「開示等」という。）を請求することができます。当社お客さま相談窓口までご連絡ください。社内調査のうえ、調査結果に基づき開示、訂正等を行います。

  • 7. 個人情報の厳重かつ適正な管理

    当社では、採用選考や入社手続きの際に個人情報のご提供をお願いしております。本書記載の内容をご理解いただいたうえ、貴殿の意思によって個人情報をご提供くださるようお願い申し上げます。

    三井不動産レジデンシャルサービス北海道株式会社個人情報担当窓口（総務部総務課）
    〒060-0002
    北海道札幌市中央区北２条西４丁目１番地札幌三井ＪＰビルディング１７階